3.1 Objeto y descripción del tratamiento
El Responsable contrata los servicios de software de Fluxis POS para preparar, firmar y emitir facturas electrónicas de venta y nóminas. En virtud de ello, encomienda a DvloopCode SAS el tratamiento de datos personales de sus clientes y trabajadores con la delimitación siguiente:
| Elemento | Detalle del Tratamiento |
|---|---|
| Titulares | Compradores, adquirentes, proveedores y trabajadores que el Responsable incluye en sus documentos fiscales. |
| Datos | Nombre o razón social, tipo y número de identificación, correo electrónico y datos propios de la factura comercial. |
| Finalidad | Generar, firmar y transmitir facturas electrónicas a la DIAN y llevar los controles financieros del Responsable. |
| Duración | Mientras esté vigente la suscripción y hasta la devolución o supresión segura conforme a la ley. |
3.2 Obligaciones del Responsable
- Contar con la autorización previa, expresa e informada de sus clientes y trabajadores para cargar sus datos en Fluxis y para que el Encargado y sus subencargados autorizados los traten.
- Cargar únicamente datos veraces, completos y pertinentes para la facturación electrónica.
- Atender como Responsable directo las consultas y reclamos (derechos ARCO) de sus propios clientes.
- Impartir instrucciones lícitas al Encargado. La parametrización ordinaria de Fluxis cuenta como instrucción operativa.
3.3 Obligaciones del Encargado (DvloopCode SAS)
- Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable y para la prestación del servicio.
- Garantizar la estricta reserva y confidencialidad entre todo su personal técnico.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas razonables: cifrado en tránsito (TLS 1.3), cifrado en reposo, control de accesos y copias de seguridad continuas.
- Brindar apoyo técnico al Responsable para que este atienda los derechos de sus titulares.
- No ceder ni transferir los datos a terceros distintos de los subencargados autorizados.
- Informar al Responsable sin demora injustificada (máximo 48 horas) cualquier incidente de seguridad que afecte los datos encomendados.
- Permitir verificaciones razonables del cumplimiento, con aviso previo de 15 días calendario.
3.4 Subencargados autorizados
El Responsable autoriza al Encargado a utilizar los siguientes subencargados con obligaciones de protección equivalentes:
| Subencargado | Servicio Prestado | Ubicación |
|---|---|---|
| MATIAS API (LOPEZSOFT S.A.S. - NIT: 901.091.403-2) | Firma y transmisión oficial de facturas electrónicas a la DIAN como proveedor tecnológico habilitado. | Colombia |
| Proveedor de Hosting e Infraestructura Cloud | Alojamiento de la plataforma, almacenamiento y bases de datos. | Estados Unidos / Internacional |
Avisaremos con al menos 15 días de anticipación cualquier cambio de subencargados.
3.5 Transmisión internacional
Si un subencargado opera fuera de Colombia, la transmisión se efectúa conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y con acuerdos que exigen estándares adecuados de protección. El Responsable declara conocer y autorizar dicha transmisión transfronteriza estrictamente operativa.
3.6 Terminación, devolución y supresión
Al terminar el servicio, el Encargado permitirá al Responsable exportar sus datos durante 30 días calendario. Después los eliminará o bloqueará, salvo aquellos que deba conservar por mandato legal tributario (5 a 10 años).
3.7 Responsabilidad
Cada parte responde por el cumplimiento de sus deberes como Responsable o Encargado frente a los titulares y la SIC. Entre las partes rigen los límites de responsabilidad estipulados en los Términos y Condiciones.
3.8 Ley aplicable y aceptación electrónica
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Se acepta mediante casilla electrónica no premarcada al momento de crear o activar la empresa en Fluxis POS, y se guarda la fecha, hora UTC, dirección IP, versión y hash SHA-256 como evidencia digital conforme a la Ley 527 de 1999. El representante declara bajo gravedad de juramento tener facultades para obligar a la empresa.