2.1 Responsable y contacto
DvloopCode SAS, con NIT 902077146-1, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, correo contacto@dvloopcode.tech y teléfono +57 302 393 7870. Para los datos que los Usuarios cargan sobre sus propios clientes y trabajadores, DvloopCode actúa como Encargado y cada Usuario es el Responsable (ver el Contrato de Encargo).
2.2 Datos que tratamos
| Titular | Datos Tratados | Origen |
|---|---|---|
| Usuario de Fluxis | Nombre, documento o NIT, correo, teléfono, datos de la empresa, credenciales, datos de uso y de pago. | Registro y uso de la plataforma. |
| Clientes del Usuario (Compradores) | Nombre, tipo y número de identificación, correo electrónico y datos propios de la factura. | Los carga el Usuario al facturar. |
| Visitantes del sitio | IP, dispositivo, navegador y cookies técnicas de seguridad. | Navegación e interacción web. |
*No solicitamos datos sensibles ni datos de menores de edad. Si el Usuario los carga por error o requerimiento especial, deberá informarlo y contar con la autorización cualificada de ley.
2.3 Finalidades del tratamiento
Necesarias para prestar el servicio (Obligatorias):
- Crear y administrar la cuenta del Usuario en Fluxis POS.
- Generar, firmar y transmitir facturas electrónicas, nóminas y documentos soporte a través del proveedor tecnológico habilitado (MATIAS API (LOPEZSOFT S.A.S. - NIT: 901.091.403-2)).
- Llevar los controles financieros que el Usuario configure.
- Facturar y cobrar la suscripción, dar soporte y atender reclamos.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias y de seguridad de la información.
Accesorias o publicitarias (Requieren autorización aparte mediante casilla opcional):
- Enviar novedades, ofertas o encuestas de Fluxis por correo.
- Hacer estadísticas de uso para mejorar el producto.
→ Negarse a las finalidades accesorias no afecta en ningún momento la prestación ni la calidad del servicio.
2.4 Autorización previa e informada
Tratamos los datos con la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada mediante casilla electrónica de aceptación no premarcada. Guardamos prueba inmutable de ella (IP, fecha y hora UTC, versión y hash SHA-256). En los datos de compradores y dependientes, la autorización la obtiene el Usuario, quien actúa como Responsable.
2.5 Derechos del titular (Derechos ARCO)
Consultar tus datos de forma gratuita y corregir información inexacta o incompleta.
Obtener el registro forense digital de la autorización otorgada al registrarte.
Saber con qué entidades se han compartido tus datos y con qué finalidades fiscales o técnicas.
Revocar el consentimiento o pedir la supresión de datos, con las excepciones de conservación de facturas.
2.6 Cómo ejercer tus derechos y plazos de respuesta
- Consultas: Se presentan al correo contacto@dvloopcode.tech o desde la sección "Mi privacidad" de la app. Respondemos en un término máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más con aviso oportuno del motivo.
- Reclamos (corrección, supresión, revocatoria o queja): Se presentan por los mismos canales con identificación del titular y descripción de hechos. Respondemos en un término máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con previo aviso.
- Quejas ante la SIC: El titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo de consulta o reclamo ante DvloopCode SAS.
2.7 Terceros receptores de datos
| Tercero Receptor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| MATIAS API (LOPEZSOFT S.A.S. - NIT: 901.091.403-2) | Firmar digitalmente y transmitir facturas electrónicas a la DIAN. | Colombia |
| Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) | Validación oficial de comprobantes electrónicos (deber legal). | Colombia |
| Proveedor de Hosting Cloud & CDN | Alojamiento de la plataforma y bases de datos cifradas. | EE.UU. / Internacional (Art. 26 Ley 1581) |
DvloopCode SAS no vende ni comercializa bajo ninguna modalidad los datos personales de sus usuarios.
2.8 Seguridad y deber legal de conservación de facturas
- Aplicamos cifrado en tránsito (TLS 1.3), cifrado en reposo (AES-256), autenticación segura y copias de respaldo continuas.
- Cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales será reportado a la SIC dentro de los plazos legales.
- Excepción legal de conservación de facturas: Conforme al artículo 632 del Estatuto Tributario y el Código de Comercio de Colombia, las facturas electrónicas y registros contables deben conservarse por un período mínimo de entre 5 y 10 años. Las solicitudes de supresión sobre dichos documentos fiscales no darán lugar al borrado contable sino a su bloqueo para fines tributarios exclusivos.
2.9 Cambios a esta política
Cualquier cambio sustancial será notificado con al menos 15 días de anticipación por correo electrónico y en la plataforma, publicando la nueva versión con su fecha y recabando nueva autorización si varían las finalidades.